องค์กรของคุณยังมีปัญหาจากการใช้แบบฟอร์มแบบกระดาษหรือไม่? ไม่ว่าจะเป็น Inspection Form, Check List, Check Sheet หรือแม้แต่ Survey Form แม้จะเป็นการทำงานที่ดูเรียบง่ายๆ กับความคุ้นเคยและรูปแบบเดิมๆ แต่จริงๆแล้ว มันยังมีปัญหาหลายประการเมื่อเปรียบเทียบกับแบบฟอร์มแบบดิจิทัล หรือ E-Check Sheet หรือ Dynamic Form   ตัวอย่างของปัญหาที่ว่าก็คือ

การเข้าถึงที่จำกัด: แบบฟอร์มกระดาษเป็นเอกสารที่เข้าถึงได้ในรูปแบบทางกายภาพเท่านั้น หากสูญหายหรือเสียหายข้อมูลจะไม่สามารถเรียกคืนได้

ขาดการอัปเดตตามเวลาจริง: แบบฟอร์มกระดาษไม่สามารถทำให้อัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงแบบ real-time ได้ เมื่อพิมพ์แล้ว การเปลี่ยนแปลงใดๆ จะต้องพิมพ์ออกมาใหม่ ซึ่งอาจนำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันหากมีการใช้สำเนาหลายชุด

ความยากในการติดตามการเปลี่ยนแปลงแก้ไข: การติดตามการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขในกระดาษ ยากต่อการระบุคนว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงหรือเมื่อใด ซึ่งนำไปสู่ความสับสนหรือข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

ยากต่อการจัดเก็บและการจัดระเบียบ: แบบฟอร์มกระดาษต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ ยากต่อการจัดระเบียบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับเวอร์ชันหรือสำเนาหลายชุด การดึงข้อมูลเฉพาะอาจต้องใช้เวลาและความพยายาม

ข้อจำกัดในการวิเคราะห์และการรายงาน: แบบฟอร์มกระดาษไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลอัตโนมัติได้ การดึงข้อมูลเชิงลึกหรือการสร้างรายงานจำเป็นต้องป้อนข้อมูลและการวิเคราะห์ด้วยตัวเอง ซึ่งใช้เวลานานและมีแนวโน้มที่จะเกิดความผิดพลาดของข้อมูล

ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม: แบบฟอร์มกระดาษก่อให้เกิดการสิ้นเปลืองกระดาษ ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อสิ่งแวดล้อม รายการตรวจสอบดิจิทัลช่วยลดการใช้กระดาษและส่งเสริมความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

ความเสี่ยงของการสูญหายหรือความเสียหาย: รายการตรวจสอบกระดาษมีความเสี่ยงต่อความเสียหายจากปัจจัยต่างๆ เช่น น้ำ ไฟไหม้ หรือการฉีกขาดโดยไม่ตั้งใจ นอกจากนี้ยังอาจสูญหายหรือถูกวางผิดที่ได้ง่าย

การทำงานร่วมกันไม่มีประสิทธิภาพ: การแชร์รายการตรวจสอบเอกสารระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อการทำงานร่วมกันอาจไม่สะดวก ไม่มีวิธีที่ราบรื่นในการทำงานพร้อมกันในรายการตรวจสอบเดียวกัน ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าหรือความคลาดเคลื่อนของข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น